8 melhores ferramentas de gestão de projetos

As ferramentas digitais de gestão de projetos oferecem uma visão geral do que está a acontecer e permitem uma monitorização eficiente.

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As ferramentas digitais de gestão de projetos oferecem uma visão geral do que está a acontecer e permitem uma monitorização eficiente.

Com a rápida transição do processo de trabalho para casa, a recente adoção de ferramentas de gestão de projetos disparou. 

Lista de tarefas, cronogramas, monitorização do progresso e partilha de arquivos. Esses são apenas alguns pontos que algumas ferramentas de gestão de projetos têm de contemplar para conquistar a atenção dos gestores e a adesão das equipas.

Hoje, trazemos-lhe uma lista com as 8 ferramentas de gestão de projetos mais conhecidas e utilizadas pelos trabalhadores de todo o mundo. Continue a ler para perceber qual é a melhor ferramenta para o seu projeto.

Confira as 8 melhores ferramentas de gestão de projetos

1. Microsoft Project

O Microsoft Project, também conhecido como MS Project, é uma das ferramentas de gestão de projetos (PMO) mais tradicionais do mercado. Lançada em 1985, esta ferramenta oferece soluções para planear e gerir o trabalho de empresas de todos os tamanhos.

A sua interface assemelha-se bastante ao Microsoft Excel, do Pacote Office, e ao Google Sheets. Nela, é possível estruturar o fluxograma de projetos de acordo com modelos predefinidos e customizáveis, sendo de fácil usabilidade.

Os planos são pagos e variam de acordo com as exigências de cada empresa.

2. Jira

O Jira Software é uma aplicação de gestão de projetos da Atlassian, empresa especializada no desenvolvimento de produtos para programadores e gestores de software.

A aplicação oferece uma série de ferramentas para gerir o fluxo de trabalho das equipas, sendo, portanto, focada numa abordagem mais operacional e de entregas.

O Jira é mais um dos casos de ferramentas de gestão de projetos focada numa especialidade: projetos de desenvolvimento de software. Ele possui quadros baseados na metodologia Scrum e também no Kanban.

Os conceitos-chave no JIRA são projetos e tarefas. Os projetos são usados ​​para juntar tarefas. As tarefas e subtarefas são criadas dentro dos projetos para que sejam atribuídas aos colaboradores. Ao serem concluídas, os status das tarefas são alterados de forma automática.

A plataforma é capaz de gerar relatórios em tempo real do desempenho da equipa ou da percentagem de conclusão para uma entrega, por exemplo. 

Existe também a possibilidade de integração da ferramenta com cerca de 800 plugins. 

Vale a pena lembrar que, desta lista, o Jira é o único software exclusivamente pago – e o seu valor varia de acordo com o número de utilizadores incluídos.

3. Artia

Artia é um software robusto de gestão de projetos, tarefas e equipas, cujo objetivo é contemplar qualquer necessidade que equipas e gestores venham a ter durante um projeto, de ponta a ponta. Sendo assim, o software é uma das ferramentas mais completas da nossa lista.

Reunindo mais de 50 recursos, o Artia conta com funcionalidades tradicionais, como os quadros de tarefas, além de relatórios de desempenho, funções para montagem de cronograma de projetos, controlo financeiro e até mesmo sistemas de marcação de pontos para colaboradores.

No que diz respeito à parte de gestão de tarefas, a ferramenta da Artia conta com um recurso extra de produtividade que o destaca dos restantes: a dinâmica do Pomodoro, focada na gestão do tempo e divisão do trabalho em períodos de 25 minutos, seguidos de breves intervalos de 5 minutos durante o dia.

O método, que reúne entusiastas em todo o mundo, foi criado pelo consultor de negócios Francesco Cirillo, na década de 1980, e é tido como uma das melhores metodologias para impulsionar a produtividade e controlar distrações.

A ferramenta está disponível gratuitamente, mas oferece algumas restrições em relação à participação de funcionários e limite de armazenamento de informações – elementos expansíveis nos planos Slim, Business e Enterprise.

4. GanttProject

O GanttProject é mais um software open-source gratuito de gestão interativo de cronogramas de projetos para desktop. Segundo os próprios criadores, está focado em pequenas e médias empresas que necessitam de monitorizar gráficos de Gantt.

Gráficos de Gantt são curvas que representam as fases de projeto. No Gantt Pro, por exemplo, há ferramentas de projeção e análises de caminhos críticos e monitorização dos projetos.

De interface limpa e descomplicada, outro aspeto que distingue o GanttProject é o fato de ser um software de código aberto, com funcionalidades adaptáveis às necessidades de cada organização (basta ter um programador habilidoso à sua disposição).

Um ponto negativo é que, por ser software, o Gantt Pro não hospeda nada na nuvem. Entretanto, o software é compatível com os principais sistemas operacionais do mercado, como o Windows, o Linux e também iOS.

5. Bitrix24

O Bitrix24 é mais um software completo de gestão de negócios, que oferece uma solução gratuita em CRM e gestão de projetos com foco na colaboração das equipas. O seu principal objetivo é integrar as equipas dentro da organização através de uma plataforma que centralize as informações do negócio.

A plataforma da Bitrix24 possui mais de 30 funcionalidades, com suporte aos gráficos de Gantt, automação de marketing e CRM, criação de websites, partilha de documentos e ferramentas de comunicação como chat e web conference.

O recurso-chave do Bitrix24 é permitir a atribuição da carga horária prevista para cada participante em um determinado projeto, gerando um comparativo entre as horas previstas e o trabalho realizado.

A plataforma ainda tem outras funcionalidades, como as tradicionais funções de checklist e quadros de tarefas, que permitem aos gestores terem maior controlo das tarefas que ainda precisam de ser realizadas.

O Bitrix24 conta com uma versão gratuita (com limite de participantes) e versões premium.

6. Asana

O Asana é outra ferramenta de gestão de tarefas campeã. Aliás, ela e o Trello são muito referenciados por seus concorrentes no discurso de vendas. Ou seja, são, definitivamente, os competidores a serem batidos por quem deseja entrar no mercado.

O Asana reúne várias funcionalidades para a gestão de projetos como o kanban, atribuição de tarefas aos participantes e exibição das estatísticas do progresso do projeto.

O que realmente o torna único é a visualização da linha do tempo do cronograma: ele possui uma interface que mostra o progresso de cada atividade em função do tempo, permitindo navegar através dos dias e ver o que cada participante é responsável por fazer. Desta forma, o software permite gerir o trabalho de maneira mais assertiva. Afinal, assim ganha visibilidade sobre as tarefas pendentes, sobrepostas e não programadas, criando planos para orientar a sua equipa, indicando precisamente as atividades de cada um. 

Para manter o trabalho organizado, o software de gestão de projetos Asana oferece tarefas, projetos, conversas e painéis. Um dos recursos de destaque do software é a possibilidade de adicionar campos de clientes e filtrar apenas o que é importante para si. 

O software também oferece Team Pages, onde ideias e conversas são partilhadas para que todos vejam, bem como uma ‘Caixa Inteligente’ na qual membros da equipa recebem apenas atualizações importantes do projeto. Assim, em vez de classificar as mensagens pela data de registo, o Asana categoriza de acordo com a relevância das informações. 

O software pode ser integrado com um grande número de outros sistemas, a incluir o Google Drive, o DropBox , o Github , o MailChimp e muitos outros.

7. Wrike

O Wricke é outra opção de software de gestão de projetos, baseado em nuvem.

Robusta, a solução visa oferecer uma visão completa dos processos que regem um projeto, bem como total visibilidade sobre o trabalho e controlo do progresso das tarefas.

O software possui funcionalidades interessantes, como a transformação de e-mails em tarefas em quadros como os que conhecemos bem. Outra função, que é um dos principais pontos fortes, é a possibilidade de edição de arquivos dentro da ferramenta, facilitando a colaboração das equipas.

Algo interessante nesta ferramenta é o facto de ser focada em equipas de desenvolvimento e criação, sendo uma mais valia na integração de equipas. Esse elemento é uma dor bastante comum entre programadores e designers, por exemplo. 

A plataforma, que ainda conta com recursos de gestão de orçamento e controlo interativo do cronograma do projeto, oferece recursos gratuitos limitados na versão básica. Mas pode aproveitar todas as vantagens do sistema nos planos Profissional, Business, Marketing e Enterprise.

8. Trello

O Trello está presente em 10 em cada 10 listas de melhores ferramentas de gestão. Isto porque, além de ser uma das ferramentas mais completas do mercado, é uma das mais famosas do mundo.

A ferramenta é baseada nos kanbans – só que digital – e permite que os utilizadores movam cartões entre listas de To Do, Doing e Done, de acordo com o status da tarefa. Ou seja, se a sua equipa já está habituada a usar um kanban, a probabilidade de sucesso na implementação no Trello são de 100%. 

A sua interface é organizada em quadros, listas e cartões móveis, permitindo aos utilizadores anexar arquivos de diversos tipos, escrever comentários, atribuir tarefas a outros membros, estabelecer checklists, entre outras funções. 

O Trello é uma das ferramentas mais indicadas para quem quer acompanhar o status do processo de trabalho e também a evolução das entregas, juntamente com à metodologia ágil e frameworks como o Scrum.

Portanto, se tem equipas remotas (hoje em dia, quem não?), não dispõe de espaço físico para pendurar quadros ou quer economizar nos post-its, o Trello é a escolha certa.

Existe uma opção de plano gratuita, com algumas limitações, e planos pagos (Business Class e Enterprise). A ferramenta preenche bem as necessidades básicas de organização na versão free. Mas aqueles que querem extrair o melhor dela podem contar com os planos pagos para ter soluções à medida.

Como vê, as opções são muitas – a depender da sua necessidade. Perceba muito bem os requisitos e conheça os perfis profissionais da sua equipa para selecionar a melhor ferramenta de gestão de projetos para cada situação.

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