Entenda como funciona o ciclo de vida de um projeto
Assim como as histórias, os projetos também possuem início, meio e fim. Compreender cada fase é a melhor forma de conduzir o trabalho. Saiba como fazer isso!
Ter rentabilidade é o objetivo de toda e qualquer empresa quando se dispõe a criar ou participar do desenvolvimento de um novo produto ou serviço. Por isso, é tão importante entender o ciclo de vida de um projeto.
Assim como as histórias, os projetos também possuem início, meio e fim. Compreender quais as atividades que compõem cada uma dessas fases é a melhor forma de reduzir as chances de erros, imprecisões e garantir um bom resultado.
Neste texto, vamos dar-te mais pormenores de como funciona o ciclo de vida de um projeto, além de dicas de como criá-lo e implementá-lo junto à equipa.
Siga com a leitura e fique por dentro de todas as informações!
O que é o ciclo de vida de um projeto?
De maneira simples, podemos dizer que o ciclo de vida de um projeto reúne todas as fases pelas quais um projeto deve passar antes da entrega final.
Esse conceito existe pelo seguinte motivo: dividir as etapas da gestão durante o desenvolvimento de um produto ou serviço tende a facilitar bastante a condução da equipa.
Tudo isso permite tornar o processo mais ágil – afinal, todas as necessidades são previamente mapeadas.
Ter uma estrutura básica também contribui para que a equipa consiga situar-se e enxergar qual deve ser o foco em cada fase do ciclo. E isso, por sua vez, favorece o aumento da produtividade e da qualidade das entregas.
É claro que, a cada fase que se avança, é possível que o ciclo de vida sofra alterações e incrementos.
Mas, em geral, podemos ver esse movimento com bons olhos, pois significa que ajustes e melhorias estão sempre a nascer.
Conheça as fases do ciclo de vida de um projeto
Normalmente, as fases do ciclo de vida de um projeto são definidas em reuniões chamadas de “kick-off” (ou pontapé inicial, quando traduzimos para o português).
Nesses encontros, participam pessoas estratégicas da companhia e um gestor de projetos que, juntos, vão definir as etapas do ciclo a ter em consideração as especificidades da empresa e os seus objetivos.
Cada fase criada pode ser dividida em subunidades, mas geralmente isso só acontece quando tratam-se de projetos mais complexos.
Nestes casos, as subunidades de fase vão garantir, principalmente, a organização da equipa e das entregas.
Já quando falamos de um projeto padrão, pensamos em quatro fases principais. Cada uma delas possui as suas características e agenda, conforme explicaremos na sequência.
Fases do ciclo de vida em projetos
As fases mais comuns do ciclo de vida de um projeto costumam ser as seguintes:
1. Início do projeto
A primeira etapa consiste na identificação do problema ou necessidade do cliente em questão ou da própria empresa (se estivermos a falar de um projeto interno).
Nesse momento, o foco da equipa é entender a necessidade e, somente depois, começar a desenhar a solução.
Algumas das atividades que compõem esta fase são:
- Definição de objetivos;
- Desenho das características do produto, serviço ou resultado esperado;
- Escolha da equipa que irá atuar no projeto e definição de responsabilidades;
- Definição de custos para a execução do projeto;
- Definição de prazos para cada etapa.
Além disso, é aqui que se definem as restrições e os riscos que envolvem o projeto a ser desenvolvido.
2. Organização e preparação
O segundo passo mais comum na gestão de projetos é a definição de qual metodologia será utilizada.
O papel do gestor de projeto é pensar nas estratégias que serão adotadas para que as entregas aconteçam rapidamente e com qualidade, sem ultrapassar o limite de gastos e os prazos estimados na etapa anterior.
Entre as principais atividades desta fase do ciclo de vida de um projeto estão o levantamento dos recursos que serão necessários para a sua execução total e avaliação do que será necessário adquirir ou não.
3. Execução do trabalho
É chegada então a hora de “colocar a mão na massa”. Na etapa, todos os recursos, tanto financeiros quanto de quadro de pessoal, entram em ação para executar o que se planeou nas etapas anteriores.
Essa fase costuma expor possíveis equívocos de planeamento, mas como citamos acima, é normal que adaptações sejam feitas no decorrer do caminho.
O desafio da equipa é fazer com que as alterações não influenciem de maneira significativa no cronograma estabelecido e apresentado para as partes interessadas.
Há, portanto, um constante esforço de monitoramento.
4. Encerramento
Antes de explicar a etapa de encerramento, vale dizer que a cada fim de fase é preciso que o cliente final aprove a entrega realizada pela equipa.
Este momento é chamado de “revisão de fase” e consiste em analisar se as entregas cumprem os critérios estabelecidos na reunião de kick-off.
Aqui é o momento de ver ponto a ponto e avaliar se há algum ajuste a ser feito ou se já é possível iniciar o próximo passo do ciclo de vida do projeto.
No geral, essas pequenas rodadas de revisão junto ao cliente permitem que o encerramento seja feito de maneira mais tranquila.
Nesta última fase do ciclo de um projeto, que é quando o cliente de fato receberá tudo o que lhe foi prometido, ocorre as seguintes atividades:
- Encerramento de contratos com fornecedores;
- Avaliação do que deu certo e o que deu errado;
- Arquivamento do projeto;
- Avaliação da equipa;
- Balanço sobre o budget utilizado.
A cumprir essas quatro fases principais, há grandes chances de que a sua empresa consiga otimizar significativamente a gestão dos próximos projetos.
Mas lembre-se de adaptar estas dicas para a sua realidade. Pode, por exemplo, alterar o ciclo de vida para melhor atender uma equipa de desenvolvimento de software.
Neste caso, recomendamos outras fases, como definição de requisitos, análise do problema, desenvolvimento, testes e rollout.
Quais os tipos de ciclos de vida de projetos?
Agora que conhece mais sobre o tema, podemos te contar que existem dois tipos de ciclo de vida de um projeto. O primeiro é o Ciclo de Vida Preditivo ou Predeterminado.
Nesse método, o âmbito do projeto é inteiramente detalhado desde o início, estabelecendo com bastante antecedência qual é o produto/serviço/resultado, bem como as entregas esperadas.
Há ainda o Ciclo de Vida Adaptativo, chamado também de “ágil”. Com ele, não existe um âmbito muito desenhado e vai se construindo conforme as fases avançam.
Vale a pena investir nessa modalidade quando se está lidando com projetos de campos pouco explorados!
Como criar um bom ciclo de vida de um projeto na sua empresa?
Durante todo o artigo trouxemos direcionamentos que podem ajudar na conceção do ciclo de vida de um projeto na sua empresa, mas é importante reforçar que cada organização possui necessidades e estruturas diferentes.
Portanto, não deixe de levar as particularidades do seu negócio em consideração ao colocar os conceitos apresentados acima em prática.
Outra dica bacana é estruturar as fases do seu projeto com poucas entregas em cada uma delas.
Dessa forma, evitará esforço perdido de sua equipa no caso de a fase de revisão trazer muitos apontamentos.
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