Lean: o que é e como funciona a metodologia?

Livrar-se de gráficos estáticos e planos de projeto antigos e implementar um processo de gestão de mudanças orientado por feedback: é isso que o Lean traz para as organizações.

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Gestão enxuta + resultados exponenciais. Qual gestor não gostaria desse combo fornecido pelo Lean na sua empresa e setor? 

Para vos deixar um spoiler logo aqui no começo, vamos te contar que o Lean possui diversas aplicações, ou seja, diversos tipos, que vão adaptar alguns conceitos para as realidades das organizações, sem alterar a essencia da metodologia.

• Lean Manufacturing
• Lean Office
• Lean Construction
• Lean Healthcare
• Lean Startup
• Lean Logistic

Vamos abordar cada tipo mais a frente, mas já dá para ter uma noção de como o Lean pode ser adaptável para as necessidades da sua empresa, certo? 

Livrar-se do que não serve, ajustar o que não funciona e implementar um processo de gestão de mudanças orientado por feedback. Parece fácil, certo? Mas é. O Lean traz para as empresas que o adotam como uma metodologia: ciclo de gestão de mudança enxuta. 

A boa notícia é: não precisa ser um conhecedor de abordagens enxutas e ferramentas ágeis para mergulhar nesse universo. O Lean fornece uma série de técnicas para incentivar a participação, instrumentos que visualizaram o progresso e práticas que ajudam a superar obstáculos. Além, é claro, de uma mudança de mindset.

Nesse artigo, vamos falar sobre a metodologia, seus princípios básicos e como ela é capaz de enxugar os excessos da gestão para alcançar resultados exponenciais. Acompanhe!

O que é a metodologia lean?

Mais do que nunca, vivemos uma era de mudanças. Do escritório para o home office, do restaurante para a aplicação, do convívio social para as redes sociais. O cliente mudou, o negócio teve que mudar também. 

A pandemia da covid-19 migrou o mundo todo para uma era sem precedentes. A migração em massa para o digital é uma dessas mudanças. E, com isso, uma série de desdobramentos fizeram com que empresas tivessem que reajustar seus planos de negócios e seus planeamentos enquanto testavam o que funcionava ou não. Foi mais ou menos trocar a roda com o carro a andar. 

As empresas que não acompanharam acabaram ficando no passado e foram condenadas ao esquecimento.

Ganharam os modelos ágeis, enxutos, que foram rápidos na adaptação, atualizaram as estratégicas e ocuparam a vanguarda da inovação. E, podemos apostar que muitas transformações ainda estão por vir. 

O problema dessa virada demasiada de chave é que, muitas vezes, os colaboradores ficam perdidos, os gestores não sabem por onde começar e os processos se desencontram e passam a não funcionar tão bem quanto antes. 

É isso que uma metodologia como o Lean não vai permitir que aconteça. Por quê? Vamos explicar.

Lean é uma filosofia de gestão

O método nasceu na década de 1970, focado na produção do Sistema Toyota. A partir desse momento, escalou e ganhou as empresas ao redor do mundo. 

Quando falamos em Lean, batemos na tecla da palavra “enxuto”, porque essa é exatamente a tradução da palavra e sua proposta para o sistema de gestão.

Isso se encaixa nos tempos em que vivemos: transformação digital a todo vapor, instabilidade económica, consumidores cada vez mais racionais e exigentes, prazos mais curtos e muitas outras variáveis. 

Nesse contexto, menos é mais. Muito mais!

A Filosofia da Gestão Lean pode ser expressa da seguinte forma:

Eliminação de desperdícios + aumento da eficiência operacional

= resultados expressivos

Deve estar a questionar como essa equação é aplicada na prática, certo? Quer saber como trazer essa filosofia para os processos e projetos da sua empresa? Então confira o tópico abaixo!

Existem diferentes tipos de Lean?

Sim e não. E vamos explicar o porquê. Como falamos, a metodologia é capaz de se adaptar de acordo com a necessidade da empresa e dos objetivos de negócio de cada uma delas. Porém, é importante enfatizar que os tipos de Lean não seguem filosofias diferentes. 

Todo e qualquer tipo possui em sua essência a aplicação do pensamento enxuto – até porque foi isso que deu origem ao Lean lá atrás, na Toyota.  

Essa diferença na adaptação de conceitos – alguns, não todos – ocorre porque os processos de trabalho e o fluxo de valor no chão de fábrica da indústria automotivas – onde o Lean surgiu – são bem diferentes dos processos dos setores de uma empresa (backoffice, marketing, RH, vendas, jurídico e etc.), assim como a sua rotina e a realidade dos colaboradores.

Ou seja, respondendo à questão: existem diferentes tipos de Lean, mas todos estão dentro do conceito do Lean original. 

Feito esse disclaimer, agora vamos conhecer mais profundamente quais são as principais maneiras como o Lean já foi aplicado pelo mercado. Confira!

Lean Manufacturing

Uma estratégia de manufatura enxuta que vai garantir a excelência operacional (sim, exatamente como recomendado pelo Sistema Toyota de Produção).

Tendo em vista utilizar o mínimo de recursos, o Lean vai reduzir – ou até mesmo eliminar – atividades que não agregam valor.  Com isso, melhora exponencialmente qualidade, custo e entrega.

Lean Office

Utilizado no ambiente do escritório e/ou áreas administrativas – e pode ser transportado facilmente para o modelo home office. Nesse caso, o fluxo de valor passa a ser o de informações.

Lean Construction

Aqui estamos a falar do setor de construção civil – trocando o chão de fábrica pelas obras. Nesse caso, o local de trabalho está em constante mudança, sendo necessário adaptar o pensamento enxuto para estes e outros pormenores.

O que esse modelo garante? Rapidez da entrega da obra, redução de custos e diminuição dos prejuízos de uma construção.

Lean Healthcare

Lean voltado para a área da saúde. Pretende melhorar o atendimento aos pacientes, diminuir desperdícios e buscar a melhoria contínua de todos os funcionários que participam do processo. Vai impactar, também, a organização e administração das casas de saúde, hospitais e clínicas.

Lean Startup

Voltado para o processo empreendedor: otimizar técnicas de venda e fazer testes constantes utilizando MVPs (Minimum Viable Product).

Aqui, a redução de desperdícios vem do desenvolvimento da carteira de clientes. O tempo investido é para clientes reais, o que reduz – e até zera – as falsas suposições que tanto prejudicam e dão prejuízo. 

Lean Logistic

Como o nome já diz, operações logísticas. Para enxugar desperdícios e reduzir custos, utiliza-se, aqui, o Mapa do Fluxo de Valor, que aponta para o gestor quais atividades agregam valor à operação.

Como funciona a metodologia Lean

O primeiro passo do Lean é identificar os desperdícios da sua empresa. Depois, é hora de reduzi-los (ou, se possível, eliminá-los) para aumentar as atividades que agregam valor. 

De acordo com as mudanças cada vez mais rápidas que estamos a viver, o modelo é capaz de preparar a sua empresa para assumir novos riscos com segurança, conquistar a inovação e responder às novas demandas do mercado. 

Não é uma tarefa simples, nem rápida, mas é possível. Tenha em mente que, mais do que qualquer ferramenta ou metodologia, será necessária uma mudança cultural profunda em direção ao foco no cliente e no pensamento de melhoria contínua e veloz. 

O ciclo de gestão de mudança enxuta direciona a mudança organizacional por meio de três estágios recorrentes e não lineares:

Insights

Opções

Experimentos

10 passos para adotar a metodologia Lean

O Lean vai proporcionar uma grande transformação em pequenos – porém importantes – passos. Confira quais são!

1. Quanto mais envolvidos, melhor!

A jornada de mudança abraçando o Lean e seu “ciclo de gerenciamento de mudança enxuto” não é só individual. Inclua stakeholders, colaboradores, clientes e fornecedores. 

2. Dados e mais dados

Colete insights, gere escolhas e conduza testes. 

3. Foco no resultado

Use ferramentas de discussão e de análises de resultados. 

4. Todos alinhados

Certifique-se de que sua equipa está de acordo com a necessidade de mudança, quer que ela aconteça, tem conhecimento sobre ela e a capacidade de apoiá-la e reforçá-la de forma sustentável.

5. Veja pelo lado positivo

Ao gerar escolhas, considere o que é possível ao invés do que não é. Acredite: isso facilita bastante o processo.

6. Use a “pergunta milagrosa”

Quando ficar preso ou travado, com alguma questão  que não consegue resolver, faça a “pergunta milagrosa”: se acordasse num mundo novo e transformado, o que teria mudado para melhor?

7. Esteja ciente das escolhas

Avalie o custo, o valor e o grau de interrupção de cada opção de mudança.

8. Seja um “influencer”

Mapeie uma “esfera de influência” que mostra como – e quanto – pode influenciar os outros.

9. Testando 1, 2, 3

Realize testes implementando mudanças incrementais.

10. Avalie seus resultados! 

Sempre. E retire os melhores insights deles.

5 princípios do Lean: conheça os benefícios da metodologia

Quando uma empresa adota um novo modelo de processo, é necessário atravessar desafios e superá-los para alcançar vantagens competitivas no mercado em que atua. 

Optar pela filosofia Lean significa aderir e agregar novos conceitos em todas as atividades e setores da empresa. Além, é claro, da mudança de mindset que precisa, necessariamente, fazer parte do processo. 

Nessa jornada em busca de uma gestão mais enxuta, eliminar desperdícios e tornar o trabalho de uma empresa mais satisfatório para as equipas e para o consumidor final, o Lean segue 5 princípios básicos. Trouxemos essa lista aqui para que perceba, através deles, quais são os benefícios de adotar a metodologia. Acompanhe! 

Importante: Nesse caso, é como uma receita de bolo mesmo. A ordem dos ingredientes altera o produto final. Logo, é preciso que siga essa ordem para alcançar o resultado que pretende. Vamos lá!

1. Valor

A 1ª premissa básica para começar qualquer mudança é saber: o que é valor sob a perspetiva do cliente? 

Benefício: Saber o que o seu cliente quer é valorizar o seu ativo de maior valor. E isso faz toda diferença para o sucesso da sua empresa. 

2. Fluxo de valor

Identifique as etapas que agregam valor ao seu produto ou serviço. Depois, será o momento de redefinir os processos.

Benefício: Dessa forma, se torna muito mais simples eliminar o que não for necessário.

3. Fluxo contínuo

Depois de identificar os pontos que geram valor ao produto, é preciso estabelecer um fluxo sem interrupções para realizar as atividades. Faça fluir!  

Benefício: Atender às necessidades do cliente de forma rápida, reduzindo etapas, esforços, tempo e eliminando custos desnecessários gera valor para o seu negócio.

4. Produção puxada

Se a ideia é eliminar qualquer excesso ou desperdício, não faz sentido fazer nada além disso, certo? A produção puxada é um dos três componentes principais de um sistema de produção Just-In-Time completo.

Benefício: Dessa forma, fará apenas aquilo que o seu cliente pedir.

5. Perfeição

Essa deve ser a meta: a melhoria contínua de todos os processos, pessoas e produtos. Somente assim será possível fornecer puro valor, sem nenhum desperdício.

Benefício: A melhoria contínua é fundamental para tornar a sua empresa mais competitiva e capaz de conquistar (e manter!) seu lugar ao sol. 

Pronto para implementar o Lean?

Se chegou até aqui, provavelmente percebeu que a transição para a metodologia é robusta. Não é uma tarefa fácil, mas certamente valerá a pena!

Não existem fórmulas secretas, atalhos ou ferramentas que substituem uma liderança que conhece profundamente as dores do seu negócio. Isso é bem importante para guiar o processo e a equipa para chegar ao resultado! 

A mudança na forma como os colaboradores encaram um problema não muda da noite para o dia. Todo o mindset da empresa precisa caminhar junto nessa jornada. 

Para se tornar Lean, vai precisar criar a musculatura necessária para operar essa mudança na cultura da companhia. E isso começa na liderança e passa por todos os setores e camadas de atuação. Ninguém fica de fora! 

Se precisar, peça ajuda para si  e sua equipa nesse processo! 

Temos ajudado várias empresas parceiras nessa jornada de imergir no real cenário para identificar o problema e atuar lado a lado com as equipas  para orientá-las e conduzi-las com estratégias velozes e soluções adequadas que gerem valor e atendam as necessidades da sua empresa. 

Quer perceber como essa parceria funciona? Entre em contato connosco!

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