Robotic process automation: o que é RPA e como automatizar processos empresariais?
Não é ficção científica: o RPA já utiliza o poder dos robôs para automatizar uma série de processos. Funciona tanto para as tarefas mais simples — como para fazer solicitações num banco de dados — até as mais complexas — como tarefas realizadas por montadoras em indústrias. Como deve imaginar, existem muitos benefícios do RPA. Nesse blog post, vamos apresentar as principais vantagens desse tipo de tecnologia, seus exemplos de utilização e como implementar na sua empresa. Veja a seguir!
O que é Robotic Process Automation?
RPA é a automação de processos repetitivos em Softwares, como Sistemas de Gestão (ERP / SAP), para que possamos deixar de gastar tempo com processos que são apenas uma sequência de interações e focar na especialidade do ser humano: inteligência e criatividade.
A pensar em termos empresariais, isso vai impactar diretamente em estratégia e lucro, é claro! Uma vez que deixa seus colaboradores livres de processos repetitivo, possibilita que estejam focados em desenvolver novos projetos e otimizar processos.
O que o RPA é capaz de executar e exemplos de utilização
O primeiro passo para executar o RPA na sua empresa é identificar quais são os seus principais incômodos. O que está a interferir negativamente nas tarefas, ocupando seus colaboradores de desempenhar atividades estratégicas e atrapalhando a produtividade?
A seguir, listamos algumas dores que podem ser resolvidas pela RPA.
- Processos cheio de ficheiros e sistemas
- Erros ao digitar de um sistema para outro
- Volume alto para curto tempo de entrega
- Déficit de operadores que gera Backlog
- Falta de pessoal para desempenhar novas atividades
Exemplos de utilização
A tecnologia de automação de processos robóticos pode ajudar as empresas em suas jornadas de transformação digital, de inúmeras maneiras:
Gestão de relacionamento com clientes
O RPA é muito utilizado em sistemas de gestão de relacionamento com clientes, os CRMs. O motivo é simples: os processos de comunicação e integração de dados desse setor das empresas é repleto de tarefas repetitivas e em massa.
Automação de relatórios
As soluções RPA podem gerar relatórios automaticamente, analisar seu conteúdo e, com base no conteúdo, enviá-los por e-mail para as partes interessadas.
Contas a pagar e a receber
Os robôs RPA podem preencher espaços de integração. Trabalhando no frontend, criam uma maneira mais fácil de automatizar o processo. Processos de pagamentos e recebimentos totalmente automatizados garantem que as melhores práticas sejam seguidas.
Recibos de pagamento
As empresas podem contar com bots para aumentar a automação no processo de gestão no processo de pagamento dos colaboradores.
Recrutamento e seleção
Os robôs RPA podem ser implantados de forma rápida e eficaz para automatizar parte do processo com tarefas para funcionários novos ou demitidos. Isso traz velocidade e transparência a todo o processo.
Monitoramento de servidor e aplicação
A RPA promove a redução de custos operacionais de IT e a economia de custos ao planear as interrupções fora do horário lobral ou nos dias úteis.
Implantação de software
Os cenários de teste comuns são automatizados com ferramentas RPA e esses testes são executados após cada versão, garantindo que novos bugs não sejam inseridos no código.
Como o RPA diferencia-se de outras formas de automação?
Uma maneira bastante prática de perceber o funcionamento do Robotic Process Automation é diferenciando-o da automação regular de IT.
O que distingue o RPA da automação de IT tradicional é a capacidade das plataformas RPA se adaptarem às novas particularidades, exceções e novas situações.
Uma vez que o software RPA tenha sido treinado para capturar e interpretar as ações de processos específicos em aplicações de software existentes, ele pode manipular dados, enviar respostas, iniciar novas ações e se comunicar com outros sistemas de forma autónoma.
As empresas também podem incrementar seus esforços de automação, aplicando RPA com tecnologias cognitivas, como o Aprendizado de Máquina (Machine Learning), reconhecimento de voz e processamento de linguagem natural, automatizando tarefas de alta ordem que, no passado, exigiam as capacidades percetivas e de julgamento dos seres humanos.
5 benefícios do Robotic Process Automation
O RPA oferece às empresas a capacidade de reduzir custos de pessoal e erro humano.
Assim, acrescenta a capacidade equivalente a centenas de funcionários em tempo integral, reduzindo a necessidade de novas contratações e formações, entre outros gastos. Vamos conferir os principais?
1. Reduzir custos da empresa
O RPA permite uma drástica redução de custos na empresa. Isso porque, com a solução, garantimos a eficiência na aplicação de recursos e dispensamos mão de obra para tarefas automatizáveis.
Desta forma, é possível direcionar todo o investimento que era gasto em formação e preparar os profissionais para tarefas mais complexas dentro da empresa.
2. Ganhar em produtividade
É claro que, ao automatizarmos os processos com o uso de máquinas, podemos atingir o topo de produtividade muito maiores, a depender apenas dos recursos que temos disponíveis.
Além disso, com o Robotic Process Automation também garantimos uma linha de produção sem interrupções, já que as máquinas guiarão todo o processo.
3. Escalar o negócio
Gerir máquinas e o número de robôs que atuam na empresa é muito mais fácil do que contratar, formar e organizar os colaboradores para determinadas funções.
Com o poder da máquina, podemos apenas replicar toda a esteira operacional e garantir a escalabilidade do negócio para atuarmos em frentes e regiões que nunca imaginaríamos se contássemos com uma força de trabalho humana.
4. Aumentar a qualidade das análises de dados
Os robôs podem interagir com uma série de fontes e bancos de dados distintos, permitindo que realizem a coleta desses dados e os apresentem de forma ordenada para os utilizadores finais: os humanos.
Com isso, reduzimos a possibilidade de erros manuais e garantimos muito mais qualidade para o poder de análise e tomada de decisão da empresa.
5. Melhorar o clima organizacional
Sejamos sinceros: não queremos ter nossos empregos substituídos por máquinas, mas bem que gostaríamos de automatizar tarefas burocráticas e desnecessárias, não é verdade? E é isso o que o RPA vai fazer.
Não se trata da substituição do homem por completo. É uma oportunidade para focarmos em atividades mais intelectuais, criativas e verdadeiramente humanas. O RPA, portanto, pode melhorar o clima organizacional ao permitir isso.
Como implementar RPA?
RPA já está a bater à porta de várias organizações ao redor do mundo. E as previsões dos especialistas são positivas: o crescimento continuará e mais empresas se entregarão ao poder da automação de processos em geral.
Se também acha que RPA é uma resposta eficaz para os seus problemas, mas não sabe por onde começar, confira estes 5 passos para implementar na sua empresa.
1. Defina as expetativas e mapeie as necessidades
Ganhos rápidos são possíveis com o RPA, mas não é recomendado começar a implementá-lo em escala.
Logo, o que se recomenda é uma mentalidade cautelosamente otimista — principalmente nos negócios de médio porte. Iniciar com um projeto e aprender com o processo é a melhor escolha
2. Pensa na melhoria da experiência do cliente
RPA é frequentemente apoiada como um mecanismo para aumentar o retorno do investimento ou reduzir custos. No entanto, o melhor é usá-lo para melhorar a experiência do cliente.
Dica: Aumento do retorno do investimento, principalmente em call centers e back offices.
3. Busque ajuda especializada
As implementações mais bem-sucedidas da RPA incluem um centro de excelência com pessoas responsáveis por tornar os programas de eficiência um sucesso.
Dica: Busque ajuda de uma consultoria especializada, que desenvolva casos de negócios, calcule a otimização de custos e ROI e meça o progresso em relação a esses objetivos.
4. Envolva a equipa de IT
Por mais funcionais que sejam as plataformas e os serviços de RPA, é fundamental envolver a equipa de IT desde o início do projeto.
Dica: Da escolha do fornecedor à implementação das ferramentas, tudo deve ser acompanhado por esse setor.
5. Não questione o impacto nas pessoas
Não esqueça o loop de RH: novas implementações podem criar cenários desconfortáveis para os funcionários que têm processos e operações de trabalho modificados.
Dica: Faça uma boa gestão da mudança. Prepare os utilizadores para a transformação e repense os novos âmbitos.
Ficou com alguma questão específica para sua empresa, cliente, setor ou projeto?
Nossos consultores estão à vossa disposição! Vamos beber um café e conversar sobre automação de processos personalizada para o seu negócio?
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