Se nunca pensou sobre eficiência operacional, já demos um spoiler no título do que ela pode fazer pela sua empresa. Aprimorar processos e reduzir desperdícios sem perder qualidade é a chave para o sucesso de qualquer negócio que deseja se manter competitivo.
Pode parecer clichê, mas a eficiência operacional de uma organização é como o motor de um automóvel: quando bem ajustado e funcionando corretamente, garante o máximo do desempenho da máquina.
Mas atingir um nível de maturidade da eficiência operacional pode ser um desafio. Por isso, torna-se necessário a adoção de estratégias que visem à melhoria contínua dos processos e a otimização do desempenho.
Vamos falar sobre isso nesse post. Acompanhe para saber mais sobre eficiência operacional e como atingir resultados exponenciais!
O que é eficiência operacional?
Eficiência operacional nada mais é do que a empresa atingir a capacidade máxima de desempenhar as suas operações com o mínimo de custos e gastos de recursos sem perder a qualidade.
Em poucas palavras, como já falamos, é fazer mais com menos, sem prejuízo no padrão de seu produto ou serviço.
Já deu para perceber como a eficiência operacional é fundamental para toda e qualquer empresa, certo?
Independentemente do tamanho, área de atuação ou estratégia, rentabilidade e sucesso sempre serão objetivos a serem perseguidos.
A fórmula da eficiência operacional é bem simples. Veja:
+ qualidade + produtividade – custos = aumento de resultados
E as vantagens não param por aí. Confira o próximo tópico!
Vantagens para as empresas
Vamos ao que interessa: fizemos uma lista com as vantagens de alcançar eficiência operacional para as empresas.
1. Redução de custos
A eficiência operacional é sobre otimizar processos e diminuir o desperdício, o que significa produzir mais com menos recursos.
Isso leva à redução de custos e, consequentemente, a uma maior rentabilidade – no próximo tópico!
2. Aumento da faturação
Lembra da equação da eficiência operacional que colocamos lá no começo?
Maximizar a utilização dos insumos e recursos disponíveis, sem erros e desperdícios, pode levar a uma maior margem de lucro.
Bónus: a eficiência operacional carrega uma pitada de Lean. Conheça aqui alguns princípios, técnicas e ferramentas para reduzir desperdícios na sua empresa!
3. Ganho em produtividade
Processos mais eficientes, que eliminam problemas e buscam a melhoria constante, diminuem custos e tempo de produção e aumentam a produtividade.
4. Mais qualidade
Diminuindo a possibilidade de erros e falhas, a qualidade será mantida – ou, melhor ainda, melhorada – mesmo com a redução de custo e de tempo.
E mais qualidade é fundamental para fidelizar clientes antigos e conquistar novos.
5. Competitividade
Falamos aqui o quanto é importante manter-se competitivo num mercado cada vez mais saturado e com clientes ainda mais exigentes.
A eficiência operacional também proporciona uma vantagem competitiva nesse sentido, uma vez que a empresa será capaz de produzir mais com menos e diminuir o preço para o cliente final.
Mas como alcançar todas essas vantagens da eficiência operacional? Vamos ao nosso roadmap no próximo tópico.
Exemplos da aplicação da eficiência operacional
Aumentar a eficiência operacional depende da forma como a sua empresa atua, ou seja, a sua aplicabilidade vai variar de acordo com o seu negócio.
E existem inúmeras possibilidades e estratégias que você pode adotar para isso.
Vamos falar mais sobre isso aqui. Para começar, temos dois exemplos práticos de eficiência operacional para tangibilizar o conceito:
1. Retalho
Imagine uma empresa do setor do retalho que possui uma defict na gestão de seu stock. Como, por exemplo, uma loja que faz o controlo manual ou uma rede de lojas que não possui stocks integrados.
Uma iniciativa de eficiência operacional poderia implementar um sistema de gestão de stock eficiente.
Assim, seria capaz de controlar entrada e saída de produtos, evitar desperdícios e gastos desnecessários, reduzir custos e garantir a disponibilidade para os clientes.
E mais: o sistema do stock também poderia conectar-se a outros, como o financeiro, plataforma de vendas e até mesmo a aplicação utilizada pelo cliente final, otimizando ainda mais todos os processos.
2. Supply Chain
Pense na trajetória que um produto faz desde a matéria-prima até chegar nas mãos do cliente final. Isso inclui uma série de processos, como produção, logística e distribuição.
Como são várias etapas, podem acontecer erros que prejudicam todo o fluxo.
Como prevenir – e até zerar – esses erros que prejudicam a faturação e aumentam custos e tempo? Um sistema de automação pode ajudar bastante numa linha de produção.
Além disso, reduz o tempo de produção, mantém a qualidade e diminui os gastos (tanto de erros humanos, quanto de consumo de insumos).
A automação também ajuda a empresa a prever resultados com maior clareza e monitorar os processos para buscar a melhoria constante.
Como aumentar a eficiência operacional?
Agora, sim, confira nosso roadmap com um passo a passo para começar hoje mesmo na sua empresa!
1. Forme e desenvolva os colaboradores
A chave para a eficiência operacional precisa ser a virada no mindset da empresa. Não adianta começar a implementar mudanças se os colaboradores ainda fazem controlos em papel
Explicar as mudanças, trazer os seus funcionários para perto, envolver e motivar a sua participação é fundamental para uma empreitada bem-sucedida.
Além disso, é bom ter no radar que, dependendo do nível da fluência digital da sua equipa, é muito importante proporcionar formações, workshops e cursos.
2. Identifique oportunidades de melhoria
Agora, sim! É a hora de dar um jeito na casa. Num primeiro momento, olhe para dentro e identifique todas as possibilidades de melhoria.
Depois, vale um benchmarking para entender o que os concorrentes estão a fazer para adotar processos mais eficientes.
3. Busque a melhoria contínua
Pode parecer precoce já adotar um novo processo pensando em melhorá-lo. Porém, principalmente no primeiro momento, isso vai acontecer com bastante frequência.
Por isso, é importante ter no radar que a melhoria contínua é um objetivo constante.
Ao implementar novos processos de eficiência operacional já pense em como é possível monitorar e otimizar cada um deles.
4. Tecnologia e sistemas de informação
Agora sim vamos virar a chave da TI. É inevitável passar por esse ponto: o uso da tecnologia e dos sistemas de informação são obrigatórios quando falamos em eficiência operacional.
É a partir da tecnologia que vão se desdobrar todas as estratégias e iniciativas de eficiência operacional.
Claro que as pessoas são fundamentais para isso acontecer – e justamente por isso começamos o nosso passo a passo com elas.
Mas é a partir da tecnologia que teremos iniciativas como as que mencionamos aqui em cima: automação de processos, gestão de stocks, gestão de supply chain e outras.
Boas práticas para alcançar a eficiência operacional
Até aqui ficamos só no conceito de eficiência operacional. Agora é a hora do “mãos à obra”.
E se quer mesmo colocar a mão na massa e alcançar um alto nível de eficiência operacional, chegou o momento de fazer isso.
Vamos às boas práticas de eficiência operacional.
1. Tenha objetivos claros e possíveis de serem medidos
Os seus objetivos precisam ser claros, capazes de serem medidos e alcançados.
Tenha pequenas metas até chegar no objetivo final, pois são elas que vão ajudar a construir o caminho das ações estratégicas que serão tomadas.
Por último: coloque todos os seus colaboradores na mesma página.
2. Identifique processos críticos
Lembra quando falamos em olhar para dentro? Faça uma análise dos processos críticos, que não funcionam, possuem problemas e afetam a produtividade como um todo.
3. Priorize ações de melhoria
Entre os processos críticos, escolha quais são os mais urgentes de serem modificados e quais são as oportunidades de melhoria.
Priorize as ações para não iniciar várias mudanças ao mesmo tempo e perder em qualidade.
4. Esteja atento aos feedbacks dos clientes
O feedback dos clientes é o maior termómetro para saber se a melhoria dos processos que está a implementar está funcionando ou não.
É uma fonte valiosa de informação e não pode perdê-la de vista!
5. Seja adaptável e flexível
Empresas que operam de forma eficiente conseguem adaptar-se mais rapidamente às transformações do mercado.
Processos morosos e cheios de burocracia não vão ajudar em nada no caso de uma nova necessidade do utilizador final.
Eficiência operacional também garante mais adaptabilidade e flexibilidade para lidar com imprevistos e mudanças estratégicas.
6. O diferencial da sustentabilidade
Se falamos em repensar processos obsoletos e diminuir o desperdício de insumos, falamos em reduzir o consumo de recursos naturais. Isso conversa diretamente com o conceito de sustentabilidade – que além de preservar o planeta também pode ser um diferencial para o cliente.
E por aí? Já conseguiu identificar possíveis iniciativas de eficiência operacional na sua empresa?
Se quiser falar mais sobre o assunto ou tiver dúvidas, entre em contacto connosco. Os nossos consultores podem ajudar no desafio do seu negócio.
Agora, se você se aprofundar no tema e saber exatamente qual o caminho deve trilhar para ser mais eficiente na sua empresa, aceda ao Guia definitivo da Eficiência Operacional: do ponto de partida ao framework de sucesso.
