Change Management, ou gestão da mudança, em português, é uma abordagem que tem como objetivo implementar estratégias para efetuar mudanças dentro de uma organização, transformando ou substituindo objetivos, processos ou tecnologias, além de ajudar as partes envolvidas nesta transição a se adaptarem da melhor forma possível.

É inevitável: as mudanças irão acontecer mais cedo ou mais tarde. Desafios novos surgem e as empresas precisam estar prontas para estes. É imperativo que as corporações sejam mais sensíveis e conscientes do papel que a cultura desempenha em seus funcionários e da influência de líderes com papel de destaque dentro das suas equipas. 

E o change management pode ser o diferencial para reduzir incertezas e os riscos das mudanças necessárias para elevar o seu negócio a outro patamar produtivo. O processo, no entanto, não é fácil e passa por uma série de pormenores. Mas calma, nós iremos explicar todos eles.

Neste artigo, vai ler sobre:

• Desafios do change management e porque é tão importante
• Uma breve visão sobre os tipos de mudanças organizacionais
• O passo-a-passo para fazer a gestão de mudanças com sucesso
• A oferta com o mix MJV de gestão da mudança

Leia e descubra tudo o que precisa saber sobre gestão de mudança.

O que é Change Management?

Como viu anteriormente, o Change Management — ou apenas Change — é um conjunto de estratégias utilizado pelas organizações para efetuar mudanças e facilitar a compreensão sobre os processos decorrentes delas entre os colaboradores.

Em alta desde meados da década de 2000, a gestão de mudança é um processo recorrente, que se modifica ao passo que novas abordagens, metodologias, práticas e tecnologias se consolidam no meio empresarial.

Uma estratégia de change management eficaz deve levar em consideração a forma como as mudanças vão impactar cada setor de uma empresa. Para uma gestão da mudança bem-sucedida, entretanto, é necessário haver um processo para planear, comunicar, programar e implementar as mudanças, além de documentá-las e avaliar o resultado. 

Boas práticas de gestão da mudança

A documentação, aliás, é um componente crítico da gestão de mudanças — não apenas para manter uma trilha de auditoria caso uma reversão seja necessária, mas também para garantir a conformidade com os controlos internos e externos, incluindo a conformidade regulatória.

A implementação pode acontecer numa série de casos, que vão desde a reestruturação organizacional até a mudança de processos. Isso, no entanto, costuma necessitar da criação de um programa de formação dos colaboradores envolvidos para que eles possam adquirir as habilidades necessárias para a realização do processo.

Além disso, é comum que exista uma adaptação gradual da nova realidade para que a mudança — muitas vezes abrupta — não traga resultados negativos.

Quais são os tipos de mudanças organizacionais?

O Change Management pode ser utilizado para fazer a gestão de diversos tipos de mudanças dentro de uma organização. A cartilha mais tradicional sobre gestão da mudança considera 4 tipos de mudanças principais. Confira alguns exemplos a seguir:

Mudança transformacional

Em outras literaturas sobre o tema, é comum encontrarmos ainda outras duas definições sobre tipos de mudanças. Uma delas é a mudança de desenvolvimento, que consiste em quaisquer mudanças que melhorem processos.

A outra é a mudança transitória, que afasta uma organização do seu estado atual e a conduz para um novo estado de modo a buscar a resolução para um problema.

Quais são as atividades envolvidas na gestão de mudanças?

A quantidade de atividades que podem ser trabalhadas pela gestão de mudança é grande e depende do objetivo da empresa, o que pode envolver toda a equipa de funcionários ou apenas departamentos específicos. 

Change Management pode trabalhar a redução de despesas, o reposicionamento de mercado para uma empresa, a troca de liderança de determinado setor ou de toda a organização, a mudança de processos internos, e muito mais.

E todos estes processos podem levar ao surgimento de três tipos de personalidades: os resistentes, os primeiros a adotar e os espectadores. Ao identificá-los, poderá perceber melhor como o seu plano de gestão de mudanças pode ser recebido e como levá-lo adiante.

Deste modo, é necessário que todos os funcionários que ocupam cargos de liderança estejam prontos para fornecer todo o tipo de suporte necessário para que todos os colaboradores possam se adaptar à nova realidade. Neste sentido, todo o tipo de apoio, seja psicológico, comunicacional ou qualquer outro torna-se essencial.

Gestão de mudança não é gestão de projetos

Um equívoco bastante comum quando se trata de Change Management é utilizar o conceito para referir-se a alterações e modificações pontuais em projetos. Entretanto, gestão de mudança não é gestão de projetos.

Enquanto o Change Management originou-se nas áreas de psicologia e ciências sociais, mantendo seu foco no fator humano, a gestão de projetos nasceu no ambiente da engenharia e das ciências exatas, em áreas como prazos, custos e âmbito, destinando pouca atenção às questões humanas dos projetos.

No passado, o sucesso de um projeto era medido pela entrega dentro do prazo, custo e qualidade acordados. Atualmente, a expectativa é que as empresas tenham competência para fazer a gestão das mudanças organizacionais e envolver as partes interessadas também.

Por que o Change Management é necessário?

De acordo com relatório da Think Talent, as empresas com práticas eficazes de gestão de mudanças têm 3,5 vezes mais probabilidade de superar os concorrentes em seu setor. Ao mesmo tempo, apenas 29% das iniciativas de mudança foram classificadas como bem-sucedidas em um levantamento feito pela The Economist Intelligence Unit em 2017.

É provável que toda empresa já tenha passado por alguma experiência de gestão de mudança má executada. Quando isso acontece, os processos não alcançam os resultados desejados, ao mesmo tempo que as probabilidades de sucesso declinam.  E é aí que o change management entra: para evitar riscos e diminuir incertezas, suavizando o processo de mudança que inevitavelmente todos irão passar. 

Em resumo, uma gestão de mudança eficaz é essencial para identificar, mitigar e responder aos riscos associados à implementação de mudanças organizacionais, contribuindo para o sucesso e a sustentabilidade destas mudanças.

O componente humano é outro elemento fundamental no change management. Por isso, é imperativo que as empresas sejam mais conscientes do papel que a cultura desempenha em uma gestão da mudança bem sucedida. Afinal, toda mudança é, acima de tudo, cultural.

Quais são os desafios do Change Management?

As empresas que resolvem adotar a estratégia de gestão de mudança precisam encarar, inevitavelmente, uma série de desafios. Além de uma compreensão profunda da cultura da empresa, o processo de change exige uma contabilização precisa dos sistemas, aplicações e funcionários que serão afetados por determinada mudança. Dentres os desafios, podemos citar: 

1. Gestão de recursos

Gerenciar os ativos e recursos que contribuem para o plano estratégico de uma organização torna-se cada vez mais difícil durante a implementação de mudanças.

2. Comunicação

Comunicar mudanças de forma efetiva é um desafio frequente em change management. Para facilitar este processo, é necessário que haja transparência nos objetivos e direção para que todos os envolvidos saibam exatamente os porquês e para onde se quer chegar com o processo. As metas e os objetivos precisam ser claros.

3. Implementação tecnológica

A implementação de novas tecnologias pode perturbar todo o fluxo de trabalho de um funcionário. As empresas podem melhorar a adoção de novas tecnologias instruindo um determinado grupo de pessoas para aprender em um primeiro momento e, em seguida, passar esse conhecimento para o restante.

4. Gestão de expectativa

Em qualquer iniciativa de mudança, os fatores de sucesso diferem para as pessoas com base nos seus papéis na organização e prioridades. Acomodar diferentes expectativas e interesses é parte do desafio do change management.

5. Extensão da mudança

Gerir mudanças durante um período de tempo longo ou formatada por muitas etapas é um complicador. Por isso, definir se o passo a passo do programa de mudança, definindo claramente seus marcos e objetivos é essencial.

Uma boa gestão da mudança garante que as partes envolvidas no processo estejam engajadas e aptas a trabalhar com os novos recursos implementados.

Assim, conforme as partes envolvidas passam a compreender o impacto da mudança em seu dia-a-dia, o que o sucesso da mudança demanda delas e qual será o benefício obtido, a resistência diminui Mas, para isso, a comunicação deve estar bem alinhada.

Como implementar a gestão de mudanças em 5 passos

Implementar a gestão de mudança de forma satisfatória pode ser um desafio. Por conta disso, é recomendável a adoção de alguns passos que irão facilitar essa transição. Confira!

Avaliação: É impossível mudar algo que não se conhece. Por isso, o primeiro passo desta jornada é a avaliação. O objetivo aqui é ter uma visão geral da área, departamento ou processo.

Mapeamento: O segundo passo é mapear áreas de melhoria e oportunidades. A ideia é identificar pontos problemáticos nos processos, a fim de gerar soluções potenciais.

Proposta: Após mapear os processos, o caminho mais rápido para alcançar a Eficiência Operacional é claro: desenvolver propostas de melhorias. Cada desafio identificado requer uma solução e abordagem específica. Ter um diagnóstico preciso das vulnerabilidades da sua empresa é fundamental para encontrar as soluções adequadas.

Implementação: Embora pareça simples na teoria, muitas pessoas sentem-se perdidas e ficam paralisadas na hora da implementação. O segredo está em começar por partes, implementar e, em seguida, medir o processo novamente para verificar se os parâmetros mudaram e a melhoria foi efetiva.

Refinamento: Este é o momento de validar os novos modelos estabelecidos e realizar possíveis refinamentos. Aproveite também para criar valiosas instruções de trabalho. Na prática, elas são um guia detalhado de tudo o que as pessoas precisam saber antes de iniciar um processo.

Facilite a mudança com a MJV Technology & Innovation

Como vimos, realizar a gestão de mudança tem como função principal aumentar a probabilidade de sucesso das transformações realizadas. A equação simbólica é gerar menos impactos negativos para as pessoas e mais retorno sobre o investimento.

É a gestão de mudanças a abordagem responsável por ajudar as organizações a promoverem a mudança de forma estruturada e bem gerenciada. Por isso, projetos com uma abordagem estruturada de Change Management são mais propensos a atingir os objetivos do que aqueles com gestão de mudanças pouco efetivas. 

A gestão de mudanças desempenha um papel importante na gestão de projetos porque cada solicitação deve ser avaliada quanto ao seu impacto no projeto. Os gestores de projeto, ou os executivos responsáveis ​​pelo controlo, devem examinar como uma mudança numa área do projeto poderia afetar outras e qual impacto essa mudança poderia ter no projeto como um todo. 

Sabemos que o assunto pode ser complicado e uma boa estratégia de change management necessita de uma organização complexa. Pensando nisso, a MJV desenvolveu o Guia Definitivo da Gestão da Mudança: Do Zero à Eficiência Operacional, um material completo para todos aqueles que desejam atingir a tão sonhada eficiência.

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